L’un des profils les plus recherchés en entreprise est celui du gestionnaire de paie. Ce professionnel est le responsable de la rémunération des salariés et des services annexes tels que les déclarations sociales. Il est alors indispensable à la bonne marche des activités de toute structure. Nous vous parlons en détail des différentes missions d’un gestionnaire de paie.
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Le contrôle de la paie grâce à un logiciel
Comme l’indique son nom, le gestionnaire de paie se charge de la rémunération du personnel au sein de la société dans laquelle il évolue. Sa principale mission est d’établir les fiches de paie pour le règlement du salaire des employés. Il récolte toutes les informations nécessaires à l’établissement de ces fiches : congés payés, absences, heures supplémentaires, congés maladie, primes, etc. Si l’employé a négocié l’augmentation de sa rémunération, le gestionnaire de paie doit le notifier sur le bulletin de salaire. Ce professionnel est le garant de la conformité des bulletins de paie aux normes en vigueur, aux usages de la société et aux règles conventionnelles. Afin de bien faire son travail, le gestionnaire de paie doit se munir d’outils spécialisés tels qu’un logiciel de paie.
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Cet outil est considéré comme un indispensable de l’exercice de son métier, car il l’aide à éviter les erreurs préjudiciables. Grâce au logiciel de paie, le gestionnaire pourra facilement calculer la paie des salariés à partir de la saisie des informations individuelles. Cet outil contribue ainsi à simplifier considérablement le quotidien du responsable de paie qui peut ainsi se concentrer sur ses autres attributions. L’intégration d’une solution de paie comme Silae est un compromis intéressant pour les entreprises, notamment pour les PME. N’hésitez donc pas à lancer la procédure pour commander Silae, un logiciel de paie performant, si vous ne pouvez pas supporter financièrement l’achat et la maintenance d’une solution hébergée sur les serveurs de la société. Lorsqu’il est en mode Saas, la solution est hébergée sur les réseaux de l’éditeur. Le gestionnaire doit juste se connecter en ligne depuis son ordinateur pour entrer les informations.
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La gestion des arrêts de travail
Les arrêts de travail sont gérés par le gestionnaire de paie, car ce sont des éléments qui doivent figurer sur le bulletin de travail. Cet expert reçoit et enregistre les avis de médecins traitants fournis par les employés absents. Il doit respecter une procédure bien déterminée pour gérer les arrêts maladie des salariés. Lorsqu’il reçoit l’attestation du médecin traitant, il doit remplir le dossier de l’employé et trouver une solution afin de faire face à l’absence de ce dernier.
Pour que le collaborateur en arrêt de travail puisse bénéficier d’indemnités journalières de la part de la Sécurité sociale, il revient au gestionnaire d’éditer une attestation de rémunération. Il doit ensuite transmettre l’attestation à la CPAM (caisse primaire d’assurance maladie). Les indemnités versées par la CPAM ne couvriront toutefois pas en intégralité la rémunération brute journalière du salarié. Le gestionnaire de paie doit veiller à ce que l’entreprise verse une indemnisation complémentaire en fonction des règles prévues dans la convention collective de la société.
La gestion de la partie administrative
La gestion administrative du personnel fait aussi partie des attributions du gestionnaire de paie. Il assure la gestion des entrées et des sorties des employés. Il se charge des divers paramétrages, de l’intégration en paie des nouveaux salariés, de l’établissement des déclaratifs associés, etc. Lors de l’embauche d’un nouvel employé, il établit la DPAE (déclaration préalable à l’embauche), complète le contrat de travail et crée son dossier dans le logiciel de paie. En cas de départ, il se charge du calcul de tout solde de l’employé partant et de l’établissement du certificat de travail. Ce professionnel tient aussi les tableaux de bord sociaux et participe au développement des logiciels de l’entreprise.
La gestion des salariés
Le gestionnaire de paie s’occupe de l’évolution des salariés au sein de la société. Pour ce faire, il élabore des indicateurs qui lui donneront la possibilité de suivre la masse salariale de l’entreprise ainsi que le taux d’absentéisme. Pour élaborer ces indicateurs, le professionnel s’appuie sur les informations de paie collectées au fil des mois (effectif du personnel, arrêts de travail, embauches/départs d’employés), mais aussi sur les tableaux de bord sociaux. Le gestionnaire de paie est par ailleurs souvent en étroite collaboration avec le département du reporting RH pour une meilleure gestion des salariés.
Quelles sont les compétences d’un gestionnaire de paie ?
Un gestionnaire de paie doit savoir gérer les données. Dans le cadre de son travail, il sera amené à calculer les rémunérations des salariés et à réaliser des ajustements, si besoin. Hormis cette compétence, il doit maîtriser des outils de gestion tels qu’un logiciel de paie qui l’aideront à accomplir sa mission avec plus d’efficacité au quotidien. Un bon gestionnaire de paie doit aussi avoir une parfaite connaissance du droit social et du droit de travail. Il s’agit d’une compétence indispensable pour bien traiter les dossiers des employés. La maîtrise de la langue anglaise aussi bien à l’écrit qu’à l’oral s’avère essentielle pour ce professionnel, surtout si les activités de son entreprise sont portées vers l’international. Le titulaire de ce poste doit de surcroît savoir élaborer parfaitement des documents de paie comme les fiches de salaire, les domiciliations de paie, etc.
Les aptitudes professionnelles ne sont pas les seules compétences requises pour occuper ce poste. Le gestionnaire de paie doit également avoir diverses qualités telles que la rigueur dans le travail. La gestion de paie est en effet une activité sensible où les fautes peuvent avoir de graves répercussions. Le titulaire de ce poste doit alors faire preuve d’une grande rigueur dans le travail et être bien concentré. Ce professionnel doit avoir un bon relationnel, car il sera amené à communiquer régulièrement avec les employés de la société ou avec la direction sur des sujets assez sensibles. Il doit être en mesure de les aborder avec diplomatie tout en utilisant les bons termes pour convaincre ses interlocuteurs. Il doit enfin être disponible pour répondre aux préoccupations des salariés sur leur rémunération, ou encore pour expliquer les règles liées à la paie.
