Dans votre vie professionnelle, ce n’est pas toujours évident de gérer chaque relation avec chaque client, fournisseur ou même simple collaborateur. Un imprévu peut rapidement bouleverser vos plans et vous vous retrouvez dans une situation où vous devez décliner une invitation à une réunion ou à un rendez-vous avec un client. Évidemment, il est essentiel de ne pas froisser cette personne (surtout si c’est un client et qu’il y a de réels enjeux). Pour annuler ce rendez-vous avec tact et poliment, voici quelques astuces.
Plan de l'article
Annuler par un appel téléphonique et éviter le mail tardif
Pour commencer, il est essentiel de choisir la forme de vos excuses et comment vous pouvez faire un refus d’une invitation déjà programmée quelques jours, ou quelques semaines plus tôt.
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Sachez qu’il est toujours préférable d’éviter le simple mail ou pire, le SMS pour annuler un rendez-vous professionnel, quel qu’il soit, avec un client ou un collègue. L’appel téléphonique est davantage à privilégier si vous devez annuler ce rendez-vous en dernière minute. Par exemple, la veille. Si vous pouvez éviter de faire un refus de rendez-vous quelques heures avant, faites-le, car annuler un rendez-vous à la dernière minute n’est pas toujours une bonne solution.
Évidemment, à l’ère du numérique, le mail n’est pas à mettre de côté pour annuler ce rendez-vous. Cette forme peut, en effet, être appréciée si le délai est assez large et que vous faites ce refus au minimum, 5 jours avant la date de rendez-vous prévu. Il est toujours plus poli d’annuler un rendez-vous avec un délai assez large pour que l’autre personne puisse facilement se réorganiser.
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Le contenu de l’échange suite à l’annulation du rendez-vous
Certes, la forme et le moyen de communication que vous choisissez sont importants pour annuler avec tact et poliment un rendez-vous de travail. Cependant, le contenu de votre échange doit également être bien pensé pour ne pas entraver la relation avec, par exemple, votre client.
S’excuser de manière formelle envers la personne
Assurément, que ce soit par mail ou par téléphone, vous devez à tout prix vous excuser envers cette personne. Que ce soit au travail ou dans la vie personnelle, un tel refus doit s’accompagner d’excuses de façon immédiate.
Attention, ne cherchez pas à faire des excuses trop présentes, il ne faut pas se justifier dans les moindres détails et en faire des tonnes. La personne pourrait mal interpréter les excuses et la réponse sera en retour assez froide. Restez transparent sans vous excuser 10 fois de suite !
Proposer directement une nouvelle date pour montrer votre bonne foi
Pour que la réponse de la personne avec qui vous annuler le rendez-vous soit faite poliment, n’hésitez pas à proposer directement une nouvelle date pour convenir du rendez-vous pour le travail. Cela permet de passer rapidement à autre chose et de montrer votre engagement avec cette personne au travail.
Si le contexte le permet, vous proposez une invitation à la personne à prendre en verre ou un café
Évidemment, au travail et surtout avec un client, il ne faut pas que les images que l’on a de vous et de votre entreprise soient entravées. Si le contexte l’autorise et que vous gérez une relation au travail avec courtoisie et des échanges chaleureux, il est possible de proposer une invitation à cette personne à manger un midi ou à boire un café. Cela favorise un bon échange et surtout vous permet de vous excuser.
