La transformation numérique génère toutes sortes de réactions : peur, scepticisme, enthousiasme, optimisme. Pas étonnant qu’en interne, les opinions soient polarisées ! Et pourtant, peu importe ce que l’on pense, la révolution numérique est en cours et n’est pas prête à s’arrêter. Dans ce contexte, comment convaincre les employés des avantages d’un projet technologique ?
Les entreprises et leurs employés doivent s’adapter pour éviter d’être expulsé du marché. Et il ne suffit pas d’investir aveuglément dans le numérique pour être dans le processus : la transformation doit être durable et se dérouler à tous les niveaux de l’organisation. Agorize explique comment gérer votre transformation numérique en cinq étapes simples.
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1. Identifiez vos problèmes numériques Opportunité à saisir, transformation numérique ou tragédie fatale ? Tout dépend de ce que vous en faites. Pour 87 % des organisations, la transformation numérique est perçue comme une occasion de développer un avantage concurrentiel. Mais il est aussi un changement critique pour la survie de l’entreprise, selon à 67% des cadres supérieurs.
Une bonne compréhension des enjeux numériques de votre organisation est le point de départ d’une stratégie numérique efficace. La numérisation n’implique pas que vous deviez changer TOUT, mais nécessite un examen approfondi de vos produits et processus. Où les nouvelles technologies peuvent-elles vous aider ? Que peuvent-ils simplifier ? Comment améliorer vos produits ? Identifiez les parties de votre entreprise qui peuvent et doivent être numérisées.
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Cependant, lors de la mise en œuvre de leur stratégie de transformation numérique, les managers oublient souvent une chose : avant même de séduire leurs clients avec la technologie numérique, vous devez convaincre vos employés de s’y joindre, ce qui peut être assez compliqué. Pourquoi ? En raison de l’aversion naturelle pour le changement humain.
2. Soyez conscient de l’aversion pour le changement
Il est bien connu : l’être humain a une profonde aversion pour le changement. Nous aimons ce qui nous maintient dans notre zone de confort. Et c’est même plus vrai dans un contexte de travail. Pourquoi ? Le changement organisationnel s’accompagne généralement d’une baisse marquée de la productivité, ce qui peut être très frustrant pour les employés expérimentés qui sont habituellement très performants.
Il faut du temps pour maîtriser de nouveaux concepts, comprendre les nouvelles technologies ou mémoriser différentes procédures. En termes numériques, il est appelé l’effet W, observé par des chercheurs universitaires en gestion des technologies de l’information James D. Mckeen et Heather A. Smith. Selon cette théorie, après l’introduction de nouvelles technologies dans l’entreprise, le niveau de productivité des employés suivra quatre tendances successives :
- Une baisse marquée dès la mise en œuvre de la technologie en question ;
- Une légère augmentation après quelques semaines, mais en deçà du niveau de productivité avant changement ;
- Une deuxième baisse de la productivité après quelques mois, moins marquée que la première ;
- Productivité élevée, au-dessus du niveau de pré-modification, une fois l’implémentation terminée.
Même si les nouvelles technologies peuvent sembler attrayantes, il est important de s’assurer qu’elles auront une réelle valeur ajoutée pour l’entreprise avant qu’elles ne soient mises en œuvre. Parce que le changement conduira momentanément à une diminution de la productivité. De plus, il y a toujours un risque que le changement échoue.
Pour illustrer tout ce que nous venons de dire, prenons l’exemple d’une entreprise qui veut mettre en place un intranet pour faciliter la communication entre ses employés. Auparavant, la seule communication entre les employés était par courrier interne ou par courriel. C’est un changement considérable ! Maintenant, les messages sont transmis instantanément.
Dès que ce changement sera annoncé dans l’organisation, plusieurs employés seront sceptiques. Si les dirigeants ne répondent pas rapidement à leurs questions, le risque d’échec du changement augmente. Il est donc essentiel d’élaborer une stratégie de gestion du changement en amont avec la stratégie de transformation numérique.
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3. Élaborer une stratégie de conduite du changement
Une stratégie de gestion du changement est essentielle lors de l’introduction de nouvelles technologies qui influent sur les processus opérationnels. Contrairement à la stratégie de transformation numérique, qui se concentre davantage sur les technologies elles-mêmes, la stratégie de gestion du changement se concentre exclusivement sur les utilisateurs. Comment les employés réagiront-ils à l’annonce du changement ? Une formation sera-t-elle nécessaire ? Quelles ressources d’aide seront mises à la disposition des utilisateurs ? Voici les différents éléments qui doivent être planifiés :
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Faire une liste des avantages et des inconvénients perçus
En dressant une telle liste, vous serez en mesure de cibler les forces de votre projet numérique, mais aussi les sources potentielles d’opposition qu’il peut générer. Attention : ce n’est pas tant les fonctionnalités de vrais projets ici qui nous intéressent, mais ceux qui seront perçus par les utilisateurs. Il s’agit de cibler tout ce qui rendra les membres de l’équipe enthousiastes ou récalcitrants.
En utilisant l’exemple du nouvel intranet, les points forts seront l’interactivité, une meilleure communication et le développement d’un sentiment d’appartenance à l’entreprise. Au niveau des critiques, il y a le risque que les employés perdent du temps. Il y a aussi l’ajout de nouvelles procédures et le risque que personne ne l’utilise.
Planifiez chaque étape du changement
La loi de Murphy est inévitable : « Tout ce qui est susceptible de tourner mal va nécessairement mal tourner. » Lorsque vous pensez à chaque étape de votre processus de changement organisationnel, vous devez prévoir toutes les éventualités. C’est un principe de base de la gestion de projet : 90% des erreurs qui se produisent dans les cours de projet sont causées par une mauvaise planification. Que ce soit pour l’organisation d’un projet à grande échelle (numérisation de toutes les communications internes) ou d’un projet à moyenne échelle (comme notre défi interne), mieux vous serez préparé, le mieux vous serez en mesure de convaincre et de réagir en cas de crise.
Faire un plan de communication
La transformation numérique est un long processus d’évangélisation. Alors que les chefs d’entreprise y sont de plus en plus sensibles, de nombreux employés ne sont pas au courant ou ignorent le phénomène. Pour cette raison, c’est essentiellement de planifier de A à Z le plan de communication qui accompagnera votre projet numérique. Ce sera le moyen de convaincre, mais aussi de rassurer et guider les utilisateurs tout au long du changement.
Nommer un gestionnaire de projet
Il est essentiel que votre projet numérique soit sous la responsabilité d’un chef de projet qui agira en tant que porte-parole. C’est à cette personne que les autres membres de l’organisation se tourneront lorsqu’ils auront des questions. Cela évite les incohérences et l’incertitude en centralisant les décisions et les communications autour d’un seul pôle.
4. Créer une coalition gagnante
Aucun changement interne ne peut être réalisé avec succès sans partisans. Typiquement, toute nouvelle idée polarise l’opinion en trois groupes :
- passionnés (10% des membres),
- sceptiques (10% des membres)
- et indécis (80 % des membres).
Cependant, à partir des jours suivant l’annonce du changement, les indécis seront progressivement convertis par l’un des deux groupes minoritaires. Contagion sera rapide, et il est essentiel de construire une coalition de supporters qui contribueront à la promotion de votre projet.
Ces personnes feront de l’évangélisation interne parmi les indécis, de sorte qu’au moment de l’exécution du projet, les sceptiques n’auront plus le choix de suivre la majorité. Ciblez les profils en amont que vous soupçonnez être favorables à votre cause. Le reste sera plus facile… et vos chances de succès sont maximisées !
5. Communiquer pendant la transition et mesurer les résultats
Il est important de planifier votre numérique bien, mais vous devez également savoir comment l’exécuter bien. Pour ce faire, il n’y a pas de secret : vous devez investir du temps. Tout au long de la phase de transition, assurez-vous de suivre les progrès accomplis. N’hésitez pas à :
- Clarifier les objectifs ;
- Intervenir dans des situations de crise ;
- Offrir une formation supplémentaire au besoin ;
- Désamorcer les situations tendues ;
- Limiter l’ampleur ou le rythme du changement au fur et à mesure que la progression progresse ;
- Mettre l’accent sur les succès.
Prenez également le temps de mesurer vos résultats, pendant et après le processus de transition. Après l’absence de planification, il s’agit de la supervision la plus courante dans la gestion de projet. Malheureusement, nous n’améliorons pas ce que nous ne mesurons pas. Quelles ont été vos erreurs ? Votre projet est-il un succès ou un échec ? Comment en tirer l’inspiration pour le reste ?
Définir clair KPI : nombre d’utilisateurs, niveau de satisfaction, retour sur investissement des ressources investies, performance financière, temps d’exécution, etc. Demandez des commentaires et soyez réactif même après la mise en place du projet. Même si vous pouvez être tenté de vous lancer dans de nouvelles aventures à la fin d’un projet, parfois vous devez savoir comment regarder derrière.
Échanger avant de changer La transformation numérique est parfois un processus très technique. Mais ce n’est pas une raison de l’observer uniquement sous l’angle technologique : la numérisation des processus est aussi un énorme défi managérial. Parce qu’avant même d’envisager la transformation technologique, vous devez vous assurer que l’état d’esprit et les comportements de vos employés sont prêts à se transformer eux-mêmes. Chez Agorize, nous avons mis en œuvre plus de 94 défis internes dans les entreprises. N’hésitez pas à nous contacter pour encore plus de conseils sur la gestion de votre transformation numérique en interne !
