La gestion des ressources humaines s’accompagne souvent de défis liés à la protection des données personnelles. Pour répondre aux exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), Smart RH met en œuvre des solutions innovantes et efficaces. Grâce à une plateforme intuitive, les entreprises peuvent centraliser et sécuriser les informations sensibles de leurs employés, tout en garantissant leur confidentialité.
Smart RH automatise aussi les procédures de mise à jour et de consentement, réduisant ainsi les risques de non-conformité. En offrant des outils de suivi et de reporting détaillés, cette solution permet aux responsables RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
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Plan de l'article
Les grands principes du RGPD appliqués aux ressources humaines
Le Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD), applicable depuis mai 2018, impose des règles strictes pour les entreprises, notamment leurs services RH. L’European Data Protection Board chapeaute les autorités européennes, comme la CNIL en France, qui impose la réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données.
Les obligations des services RH
Les services RH doivent :
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- Mettre en place un registre des traitements des données géré par le délégué à la protection des données (DPO).
- Effectuer une analyse d’impact sur la protection des données pour évaluer les risques associés aux traitements.
- Assurer la transparence vis-à-vis des collaborateurs sur l’utilisation de leurs données personnelles.
Les outils de Smart RH
Pour faciliter cette mise en conformité, Smart RH propose :
- Un SIRH en mode SaaS centralisant les données personnelles des employés.
- Des outils de gestion des consentements pour garantir la légalité des traitements.
- Des fonctionnalités de reporting et de tableau de bord pour le suivi des obligations réglementaires.
Les entreprises peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier, tout en respectant les exigences du RGPD.
Les fonctionnalités de Smart RH pour une conformité RGPD simplifiée
Smart RH, grâce à son logiciel PeopleDoc, propose des solutions concrètes pour répondre aux exigences du RGPD. PeopleDoc centralise les données personnelles des employés et propose des fonctionnalités avancées de gestion et de protection des données.
Gestion centralisée des données
Le logiciel permet de :
- Centraliser les données personnelles dans un SIRH en mode SaaS, garantissant leur sécurité et leur accessibilité.
- Automatiser les processus de collecte et de gestion des consentements.
- Mettre en place des tableaux de bord pour le suivi des obligations réglementaires, facilitant ainsi la mise en conformité.
Accompagnement des entreprises
Pour accompagner les entreprises, Smart RH collabore avec des experts comme Rémi Malenfant de PeopleDoc et Christel Babut d’Eovi MCD Mutuelle. Ces partenariats permettent d’offrir une expertise pointue sur les meilleures pratiques de conformité.
Outils de transparence et de contrôle
Les fonctionnalités incluent :
- Traçabilité des actions pour chaque utilisateur, assurant une transparence totale.
- Outils de gestion des droits d’accès, garantissant que seules les personnes autorisées peuvent traiter les données.
- Génération automatique de rapports de conformité, simplifiant les audits internes et externes.
Avec ces outils, les entreprises peuvent non seulement se conformer aux exigences du RGPD mais aussi optimiser leur gestion des ressources humaines. Camille-Antoine Donzel de Fromont-Briens et Florent Gastaud de Mon DPO Externe apportent aussi leur expertise pour renforcer l’efficacité de ces solutions.
La collaboration avec des figures comme Fernanda Gonçalvez de PeopleDoc assure une mise en œuvre rapide et efficace des fonctionnalités, tout en respectant les normes de protection des données.
Étapes pratiques pour assurer la conformité RGPD avec Smart RH
Établir un registre des traitements
La première étape consiste à établir un registre des traitements des données. Le délégué à la protection des données (DPO) est chargé de remplir ce registre, qui recense toutes les opérations de traitement des données personnelles effectuées par l’entreprise. Cet outil permet d’avoir une vue d’ensemble des données collectées et de leur utilisation.
Réaliser des analyses d’impact
La CNIL impose la réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données pour évaluer les risques liés aux traitements des données personnelles. Ces analyses permettent d’identifier les mesures à prendre pour protéger les données des collaborateurs et de s’assurer que les risques sont correctement gérés.
Mettre en place des processus de gestion des consentements
La gestion des consentements est fondamentale pour garantir la conformité RGPD. Le logiciel PeopleDoc de Smart RH permet d’automatiser cette gestion, en centralisant les consentements et en facilitant leur mise à jour. Ces fonctionnalités assurent que les données personnelles sont traitées de manière transparente et conforme aux exigences réglementaires.
Former les collaborateurs
Louis Allavena explique que la notion de transparence est essentielle pour assurer la conformité RGPD. La formation des collaborateurs sur les bonnes pratiques en matière de protection des données est un autre levier fondamental. En sensibilisant les employés aux enjeux et aux obligations du RGPD, les entreprises peuvent réduire les risques de non-conformité.
Utiliser des outils de traçabilité et de contrôle
Smart RH propose des outils de traçabilité des actions et de gestion des droits d’accès. Ces outils permettent de garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux données sensibles et de suivre toutes les actions effectuées sur ces données. Eric Delisle, travaillant pour la CNIL, souligne l’importance de ces mesures pour assurer une protection optimale des données.
