Vous souhaitez faciliter vos opérations comptables ? La croissance de votre entreprise vous oblige à simplifier vos procédures de règlements ? La gestion des comptes peut être assez complexe et demander des compétences, du temps et beaucoup d’énergie. Voici tous les paramètres que vous devez prendre en compte dans le choix d’un logiciel de lettrage comptable.
Plan de l'article
Le principe d’un logiciel de lettrage comptable
Le lettrage de comptes est une méthode de comptabilité qui consiste à minimiser les étapes trop complexes du procédé. Des fournisseurs comme CashOnTime permettent d’accéder à des offres de logiciels spécialisés avec des options très intéressantes.
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Des rapprochements sont effectués entre les valeurs des factures provenant de différentes sources et le règlement. L’état de ce dernier peut ensuite être vérifié pour en faire le lettrage en y ajoutant une notation spécifique. Le but est également d’identifier et de regrouper les factures clients ou fournisseurs qui n’ont pas encore été payées. Ce type d’organisation permet d’éviter de potentielles pénalités ou retards de paiements. Il permet aussi de programmer des relances clients qui limitent les risques d’impayés.
Le lettrage sert aussi à rapprocher les opérations comptables entre les comptes principaux. Il permet de procéder aux encaissements de façon automatique. La mise en place de décaissements propres aux factures peut être une option du logiciel. Un regroupement des comptes donne la possibilité de souligner les erreurs et mieux visualiser l’état de la trésorerie.
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L’utilité d’un logiciel de lettrage comptable
L’utilisation d’un logiciel de lettrage comptable répond d’abord à la volonté d’automatiser les opérations d’encaissements. Des avantages plus précis peuvent être notés comme :
- un lettrage manuel assisté ;
- une gestion automatique des écarts de règlements ;
- des propositions générales de lettrage ;
- la prise en compte de plusieurs formats bancaires.
Le client profite aussi d’une réduction globale des coûts et des erreurs qui peuvent arriver durant la procédure. Une fois les factures enregistrées, elles peuvent être suivies durant le processus de recouvrement. Un programme de lettrage comptable permet de renforcer la visibilité au niveau des comptes clients.
Une stratégie détaillée servira à évaluer le temps et les critères de l’opération de lettrage. Des options plus spécifiques peuvent être proposées comme un tableau de bord centralisé pour les budgets, de quoi optimiser au mieux votre gestion financière…
Les étapes du lettrage comptable en utilisant un outil dédié
Les logiciels de lettrage comptable commencent par comparer les composants des comptes aux créances. Cela permet de s’assurer que les charges pourront être payées dans les délais. Ils vont ensuite regrouper toutes les factures qui seront récupérées dans le mois qui suit afin de définir les charges à payer. Cette étape peut également servir à vérifier si des créances ont été manquées.
Le programme établit un parallèle entre les dépenses de la même période sur deux années distinctes pour éviter les oublis. Les créances clients et dettes fournisseurs sorties ne doivent pas être lettrées. Il est préférable de procéder au lettrage à la fin d’une période comptable donc après chaque mois, semestre ou année d’activité. Cela garantit plus de cohérence et de sécurité.
