Quasiment tout le monde a déjà entendu parler de notes de frais. Ces documents servent à identifier les dépenses effectuées. Le traitement de ces documents peut aboutir à plusieurs cas de figure.
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Que contienne une note de frais ?
Les notes de frais peuvent contenir des informations de divers types. Il peut s’agir de reçus de restaurants, de tickets de taxis, de transports en commun ou de paiements d’abonnements. Elles peuvent également être des factures d’achat de terminaux informatiques tels que des ordinateurs, des smartphones ou des consommables divers. Le traitement des notes de frais peut déboucher sur un remboursement intégral ou partiel. Elles constituent aussi souvent une incitation au moment de l’embauche. Pour un candidat, savoir que ses frais de carburant, de transport ou de téléphone seront remboursés peut l’inciter à choisir telle entreprise plutôt que telle autre.
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Semblable à une facture classique
Pour en savoir plus sur les notes de frais, il faut apprendre à identifier la note de frais dite classique. Cette dernière comporte les informations suivantes : le fournisseur du bien acheté ou de la prestation reçue, le montant de l’achat, l’identité du client facturé ainsi que la date de l’achat. Ce type de note de frais est relativement facile à créer. Quasiment toute facture peut faire office de note de frais « classique ».
Remplie de précisions diverses
Parfois, le service comptable exige de produire une note de frais permettant de choisir entre les services disponibles chez un prestataire et ceux effectivement utilisés. Dans ce cas, il est possible d’opter pour l’autre type de document appelé note de frais kilométrique. La note de frais kilométrique requiert que la personne qui la produit mentionne ou fasse mentionner sur le document des éléments tels que : les différentes localités traversées pendant que l’itinéraire était effectué. Il faut également veiller à respecter l’ordre chronologique de passage dans les villes traversées.
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Les différentes catégories de frais pouvant être inclus dans une note de frais
Une note de frais peut comporter différents types de dépenses. Les frais qui peuvent être inclus dans une note sont les suivants :
Ce type de frais est lié aux nuits passées à l’hôtel ou chez un particulier lors des déplacements professionnels. La somme remboursée varie en fonction du niveau de confort choisi.
Cette catégorie regroupe tous les repas pris pendant le voyage professionnel ainsi que toutes les consommations prises hors des repas (boissons, snacks…). Le montant remboursable est généralement encadré par la politique d’entreprise.
Ce poste comprend toutes les dépenses liées au déplacement : train, avion, taxi… Les billets doivent être conservés pour justifier ces charges sur la note de frais.
Cette catégorie concerne principalement le matériel nécessaire à l’exercice professionnel comme un ordinateur portable ou un smartphone. Vous devez bien conserver la facture afin de pouvoir demander le remboursement auprès du service comptable.
Cette dernière catégorie rassemble toutes les autres dépenses inhérentes aux voyages professionnels : parking, location de voiture, etc.
C’est pourquoi vous devez bien gérer vos notes de frais pour éviter tout litige avec votre entreprise.
N’oubliez pas qu’une bonne gestion des notes permettra aussi une meilleure qualité de vie au travail en évitant les tensions liées aux remboursements et aux retards de paiement.
Les règles à respecter pour la validité d’une note de frais
Pour que votre note de frais soit valide, elle doit respecter certaines règles. Effectivement, tout manquement à ces règles peut entraîner un refus de remboursement ou encore une sanction disciplinaire.
Premièrement, pensez à bien souligner que chaque entreprise a sa propre politique en matière de notes de frais. Pensez à bien justifier les dépenses présentées dans la note. Les factures doivent être parfaitement lisibles et les dates clairement indiquées. Aussi, le montant total réclamé sur la note doit correspondre exactement au montant figurant sur les justificatifs.
Pensez aux modalités à suivre pour l’établissement d’une note de frais ou si vous avez besoin d’aide pour remplir des documents administratifs liés aux notes de frais ; n’hésitez surtout pas à contacter votre service comptable qui se fera un plaisir de répondre à vos questions et tentera toujours, dans la mesure du possible, de résoudre toute difficulté rencontrée durant ce processus.
Une bonne gestion des notes permettra aussi une meilleure communication entre salarié(s) et entreprise, évitant ainsi tout conflit inutile entre collaborateurs.
