Chaque année, La Poste constate une diminution de l’envoi de courriers papiers de 6 à 10 % par an. Pourtant, malgré la transition numérique et la dématérialisation croissante des entreprises, l’envoi de documents physiques reste indispensable dans certains secteurs d’activité. Souvent, l’envoi d’un courrier est réservé à l’annonce d’une information importante (relance, relevé de prestations, contrat, etc.).
Les informations contenues dans ce type de courrier sont généralement confidentielles et sensibles. C’est pourquoi la sécurisation des courriers d’entreprise est essentielle pour maintenir l’intégrité des données. Mais, quelles solutions s’offrent exactement aux entreprises pour sécuriser leurs courriers ?
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Dans un contexte où la confiance est primordiale, nous allons explorer les différentes stratégies et technologies disponibles pour protéger ces échanges importants. On fait le point dans cet article. On fait le point dans cet article.
Plan de l'article
- Pourquoi est-il important de protéger les informations sensibles pour l’envoi d’un courrier d’entreprise ?
- Quelles règles adopter pour sécuriser l’envoi de ses documents physiques d’entreprise ?
- Quelles options pour une entreprise à propos de la gestion de l’envoi sécurisé de ses documents physiques ?
Pourquoi est-il important de protéger les informations sensibles pour l’envoi d’un courrier d’entreprise ?
Les courriers d’entreprise sortants sont susceptibles de contenir des données sensibles, que ce soit sur les clients, les fournisseurs ou les collaborateurs de l’entreprise. C’est pourquoi l’envoi des courriers d’une société doit être effectué de façon sécurisée pour éviter toute fuite ou partage d’informations qui pourrait être préjudiciable pour la société.
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Ces données sensibles concernent en règle générale les personnes directement liées à l’entreprise ou peuvent porter sur des informations organisationnelles, économiques ou légales.
Quelles règles adopter pour sécuriser l’envoi de ses documents physiques d’entreprise ?
L’envoi d’un courrier papier arrive quasiment toujours à destination. Contrairement à l’envoi d’un courrier électronique, dont la réception peut être perturbée par la saturation de la boîte mail ou par d’autres bugs informatiques. Néanmoins, certaines précautions sont tout de même à prendre pour améliorer le traitement et la sécurité de vos envois de documents physiques.
S’assurer d’envoyer le document à la bonne adresse
Un des premiers points clés pour sécuriser l’envoi de ses courriers est de saisir la bonne adresse du destinataire sur l’enveloppe. En effet, une lettre postée avec une adresse correcte et lisible sera quasiment toujours distribuée à son destinataire. Ce qui est déjà un premier pas dans la sécurisation de l’envoi de vos documents physiques d’entreprise.
Utiliser un logiciel d’automatisation de la mise sous pli
Pour limiter le risque d’erreurs, certaines entreprises se sont munies de logiciels ou progiciels capables d’automatiser les tâches de la mise sous pli de lettres ou de colis. Ces outils sont par exemple en capacité de superviser le processus d’envoi en détectant les erreurs de doubles feuilles et en contrôlant le flux de documents à envoyer.
Quelles options pour une entreprise à propos de la gestion de l’envoi sécurisé de ses documents physiques ?
Pour les entreprises, plusieurs alternatives sont possibles pour sécuriser et gérer l’envoi de leurs courriers entrants et sortants.
La mise en place d’une organisation au sein de l’entreprise pour l’envoi des documents physiques
Habituellement, au sein d’une moyenne ou d’une grande entreprise, un service de communication gère les courriers de l’entreprise en interne. Une équipe de secrétaires s’occupent de la rédaction des courriers et de leur mise sous pli, avant de les transmettre à une société de distribution de courriers.
L’externalisation du service de l’envoi de courriers d’entreprise
Certaines entreprises ne gèrent pas directement l’envoi de leurs courriers et font appel à une société externe. D’ailleurs, avoir recours aux services de ce type de sociétés présente de nombreux avantages pour les entreprises.
Une gestion du courrier d’entreprise à distance
Généralement, les sociétés qui proposent ce type de services mettent à disposition des entreprises une plateforme en ligne, qui leur permet de programmer l’envoi de leurs courriers. Leur utilisation est simple et ergonomique pour gagner du temps et être plus efficace.
Une flexibilité totale
Contrairement à une entreprise comme La poste avec des horaires fixes, les sociétés d’envois de courriers peuvent être sollicitées 24h/24 et 7 jours/7.
Une confidentialité optimale de vos informations sensibles
Les sociétés d’envoi de courriers permettent aux entreprises de bénéficier d’un service sûr. Les données partagées sont cryptées et protégées.
Un suivi de vos envois
Il est même possible d’envoyer une lettre d’entreprise en toute sécurité en demandant un suivi de courrier. De cette manière, vous saurez à tout moment où se trouve votre lettre ou votre colis.
